Har du de rigtige mennesker til at organisere dit arrangement

Jenny Jones ville aldrig have overvejet hun havde nogen færdighed, når det kommer til at kører seminarer. Hun var bare stille og roligt og kompetent gør hende job da hun blev bedt om at organisere en begivenhed for at bidrage til at fremme de tjenester, der sørger for hendes selskab. Heldigvis for hende, hun erkendte straks at hun ikke havde alle de nødvendige kompetencer selv, og ved at låne nogle tips fra sin ansættelse erfaring, blandt andre ting, hun gemt sig fra en hel del af stress og sætte sammen et hold, leveret varerne, og meget mere.

Næsten før du gør noget andet, erkendt hun, som arrangøren hun bør udarbejde en liste over antallet og typer af mennesker, hun havde brug for for at levere seminaret. Mod hvert job, hun bemærkede de kompetencer, der er vigtigt for succes i denne rolle og andre træk, som hun mente ville øge potentialet for kåringen herlighed.

Du vil bemærke, at Jenny ikke producere en liste af navne. Det kan være en nem fælde at falde i, især hvis din er en stor organisation. I stedet for at beslutte, hvad du har brug for succes, vil du arbejde ud af, hvem ikke at fornærme ved at lade dem fra listen. Den formel proces om definition af specifikationer for mennesker, som er hvad Jenny gjorde, faktisk giver dig en levedygtig og for det meste acceptabelt grund til at bruge kun de mest relevante personer.

Hvis din er en lille organisation, som den ene Jenny arbejdede, og du ikke har luksus at valg, kan angive folk faktisk fremhæve behovet for ekstern hjælp snarere end muddling sammen med de færdigheder, som du har inde i forretningen.

Her er et par eksempler på mennesker specifikationer:

Studievært: God kommunikator, god indflydelse og påvirke, teknisk kyndige, acceptable til direktør niveau stedfortrædere og god sans for detaljer

Kursus Administrator: tillid, fremragende kundefokus, god planlægning og organisering, god indflydelsesrige, godt initiativ

Booking Administrator: god information gatherer, god organisator, fremragende kundefokus, godt initiativ

Leverandør-koordinator: god planlægning og organisering, godt påvirke, god directiveness, god team arbejdstager

Jenny har valgt hvad hun menes for at være de fem vigtigste karakteristika i hvert job og kontrolleres med nogle af kollegerne management hvis hun respekteret til at sikre, at hun ikke havde savnet noget kritisk udtalelse. Hun forklarede hvad hun forventes at gøre og var åben til den feedback, hun fik.

At vælge og briefing event team

Hvis din er en stor organisation, kan du annoncere formelt for at sikre at du får de bedste folk ombord. Mange vil se denne type af projektet som en mulighed for at hente nye færdigheder og erfaring og vil være villige til at konkurrere om en plads på holdet.

Jo hårdere din udvælgelsesproces er, jo lettere er det for afviste ansøgere til at acceptere din beslutning. Hvis du baserer dit valg på en fem minutters snak i restauranten selskab, du kan blive beskyldt for nepotisme og værst af alt du kan ikke ende med de bedste folk til at hjælpe dig.

Altid insistere på bevis for din kandidat færdigheder og kompetencer. Som en tommelfingerregel, jo mere for nylig de har gjort noget lignende, jo bedre chance for at de vil kunne gøre det samme for dig uden klatring indlæringskurven igen. Hvis du har tid, kan det være nyttigt at fastsætte dem en opgave, der vil vise dig, at de kan opfylde rollen. Når du står med tyve mennesker alle påstår de er bedste, dette er en fantastisk måde at sammenligne deres faktiske evner.

Hvis, ligesom Jenny, du er ude af stand til at udfylde vigtige roller fra inde i organisationen, der er mange konsulenter og serviceorganisationer kun alt for villige til at hjælpe for et gebyr. De er i stand til at gøre alt fra styre hele arrangementet helt ned til administration af dine bookinger eller projekt koordination tjenesteydelser. Nogle online booking organisation kan også administrere telefon bookinger på 24 timers basis, vil administrere betalingsprocessen og kan lede efter begivenhed evaluering på dine vegne.

Arrangere en tid Hvornår du kan få dit hold sammen til at tale gennem formålet med begivenheden. Venligst ikke bare aflevere dem en kopi af dokumentets formål og forventer dem til at forstå alt det, du ved om det. De vil alle har meget relevante spørgsmål at stille fra deres meget forskellige perspektiver og de skal alle være ivrige efter at sikre, at de forstår, hvad der forventes af dem.

Korte jobbeskrivelser ville ikke være på sin plads her som de vil definere grænserne for ansvar og ansvarlighed og vil undgå ubehagelige finger peger, hvis noget skulle gå galt på et senere tidspunkt. Få dem til at skrive deres egen jobbeskrivelser under overskrifterne:

* Anvendelsesområde

* Nøgleansvar

* Foranstaltninger af succes

Ikke alene vil det give dig en god idé for deres forståelse, det giver dig med en motiverende redskab til at genkende deres excellence i hele projektet.

Jenny Jones brugte denne metode; sammensætte en højtuddannet team til at levere hende selskab seminar og tilføjes hendes CV – Event organisation en ny færdighed.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.